【日光市Web集客】商業施設Web運用<マニュアル活用で作業効率アップ>

Web運用について、とにかく人がいない、サポートしてほしい

ある商業施設の方からそんな依頼を受けました。

たしかにWeb運用に専任できる人なんて、なかなかいないですよね。

どうやって改善したのか、ざっくりご説明します。

Web運用のルールがなく、効率がよくなかった

商業施設のスタッフは、Webサイトを日々更新する必要があります。

いまどきのWebサイトには、ブログのようなかんたんに記事を更新できる機能がついていることが多いです。

具体的には

  • お知らせ
  • イベント情報

などですね。

この部分の更新は、現場スタッフが対応できるようになっています。

でも対応できることと、上手に運用することは違います

運用ルール的なものがあればよいのですが、ただでさえさまざまな業務で忙しいスタッフ。

「やり方を覚えるだけもたいへんなのに、運用ルールをつくるなんてそこまで手がまわらないよ。」

ってパターンではないでしょうか。

またWebに詳しい人が現場にいたとしても、ずっと勤務してくれるとは限りません。

「詳しいあの人がいなくなったら、やべーです」

よくあることです。

Webサイトには維持だけでなく運用も必要

商業施設におけるWebサイトの重要性はいうまでもないです。
なのできちんとお金もかけています。

でも

  1. Webサイトはばっちり作りました
  2. 最低限の維持(ドメインとかサーバーとかセキュリティとか)もきちんとやっています

でもそれだけは十分じゃないです。

きちんと運用することが大切なのです。

どうすればいいのでしょうか。

すごく基本的なことでして、まずかんたんなルールを作りました。

  1. 更新マニュアル
  2. 説明会でスタッフに共有

どこの施設にも当てはまる万能ルールなんてなく、その施設にあったルールが必要です。

Web更新の基本は、お知らせやイベントの記事を書くこと。
限られた時間で効率よく書くには、たとえば以下の場合はどういうルールにすればよいのか。

  • タイトルの書くとき
  • イベントの記事を書くとき
  • アドレス(URL)は決めるとき
  • 記事を非表示で管理するとき
  • SNSを投稿するとき

結果として基本的な更新に関しては、スタッフもマスターできました。

限られた時間で対応し、業務効率がアップ
さらにWebサイトを利用する側にも見やすい情報発信ができるようになりました。

Web運用におわりはありません

これでおわりではありません。

今後も人やスタッフの体制も変わります。
Webサイトの技術も変わります。

そのときそのときの最適な運用の仕方が必要です。