【体験ツアー Web集客】お客さま情報管理を半自動化し、おもてなしアップ

地方の小規模プロジェクトでも、インターネットでお客さま情報を管理する場合は、お金と手間をしっかりかけることが大切ですよ。

という話です。

体験ツアーを運営していて、避けては通れないのがお客さま情報の管理です。

最初は予算がないこともあり、エクセルやメールを使って、手入力で管理していました。

  1. 基本情報を手入力
    名前、住所、電話、メール、参加履歴、その他
  2. 活用も手入力
    ダイレクトメールやメールによるお知らせ 毎回個別に対応

単純なようですが、何年か続けていると情報がたまってきて、管理がきつくなります。

たいへんになってくることの例

  1. そもそもデータの打込みに時間がかかるし、打ち間違いもでる
  2. エクセルが重くなる(必要な情報を探しにくい)
  3. データ流失の危険(データを自分のパソコンで管理するのは危険)

お金はかかっていないのですが、労力がかかりすぎてしまっていました。

スタッフがたくさんいればよいのですが、地方においてはきびしい場合がほとんどでしょう。

月1万円弱の予約システムを導入しました

マジで予算がないため迷いましたが、テストで試すことになりました。

システム独自のルールを覚えたり、最初の設定をいろいろ試したり・・・おそらく1週間くらいかかりましたが・・・

導入して1ヶ月後の感想は・・・

もっと早くやっときゃよかった

たとえば・・・

予約システム利用なし 予約システム利用
導入コスト 〇 無料、エクセルとメールでOK × 月5,000〜20,000円程度のコスト、運用を覚えるのに時間がかかる
お客さま側の手間 △ 予約フォーム(無料のは使いにくい) 〇 使いやすい予約フォーム
さらにイベント前後の案内やキャンセルなども自動化
情報の打込み × メールや電話で受け、エクセルへ手入力 △ ほぼお客さまが入力(追加などの調整のみ手入力)
情報の探しやすさ ×(エクセルのソートや検索機能) 〇(豊富な検索機能、スマートフォンOK)
情報の保管場所 × 自分パソコン(セキュリティ不安) 〇 クラウド(セキュリティ向上)
お客さまへの連絡 × メール(毎回手入力で間違いやすい) 〇 メールマガジン機能(テンプレ—ト利用で効率UP)
予約の受付(承認制) × 毎回メール 〇 ほぼワンクリック
ツアー後の手間 × 煩雑 〇 シンプル

このようにメリットばかりでして、まだあるかもしれません。

メールが届かない人の対応など、注意点もあります。

また完璧というにはまだ遠く、細かい不満はありますが、それでも圧倒的に楽になりました。

月に1回、半日くらいの作業をアルバイト外注などしたら、最低でも5,000円以上は必要ですからね。

できる限り早く導入し、最新技術なれるのが〇

今回使用した予約システムについて、これからもっと安くて便利なものがでてくるかもだけれど、最低でも1年は継続して使うつもりです。

この便利な環境での活用を覚えられると、たとえ予約システムが変わっても、ちょっとの手間で対応できるはず。

システム変わっても、最新技術を活用する力はなくならないからです。

これからも技術は進化し、利用する人もそれに慣れます。

受け入れる側も、できる限り早いタイミングで最新技術に身をおいて練習するのがよいです。

今回の予約システムは、インターネット検索で探したものです。

Webの説明では料金とざっくりの説明くらいしかイメージできず、使ってみるまでそれがいいかどうかはわかりません。

詳しい専門家に導入の相談ができるとをムダな手間が省けそうです。